Наименование "прием почтовых отправлений" значит, что в данный промежуток времени адресант предоставил объект в ОПС и заполнил нужную документацию, а именно таможенные декларации CN22 или CN23, отличающиеся лишь по объему содержащейся в них информации. Они необходимы для заполнения при любом международном направлении, при внутреннем передвижении в пределах страны – не требуется. В декларациях содержится общая информация: наименование, стоимость, количество и вес (последние два заполняются сотрудниками службы).
Во время этого этапа отправителю присваивается и сообщается индентификационный номер посылки, штриховой код. Он располагается в чеке, квитанции, выдающейся после получения пакета сотрудниками почты. Благодаря данному номеру можно легко отслеживать дальнейшие этапы передвижения, регистрации, проверки, фактические статусы и состояния грузоотправителю и получателю, если с ним поделились треком. По операции «прием отправления» указывается место, дата и страна приема и начала движения посылки.